组委会秘书

岗位职责

赛车赛事组委会秘书岗位是一个综合协调与行政管理的重要职位，其核心职责包括但不限于以下几个方面：1、沟通协调：作为组委会与内外部各方沟通的桥梁，负责与参赛队伍、赞助商、政府机构、媒体和其他合作伙伴的日常联系与信息传递；组织会议、安排电话会议和视频会议，并准备相关的会议议程和材料；紧密配合赛事总监及其他部门负责人，确保赛事筹备、执行阶段的各项指令准确传达并得到有效执行。2、文件与资料管理：编制、整理和更新赛事相关的各类文档，如竞赛规程、报名表格、参赛指南等;管理赛事活动相关资料，包括但不限于参赛者名单、保险证明、车辆检查记录等，并确保所有电子文档的安全存储与备份。3、日程与项目管理：安排赛事活动的日程表，包括赛前训练、开幕式、正式比赛、颁奖典礼等各个环节的时间安排;监督各个时间节点任务的完成情况，确保赛事流程顺利推进。4、后勤保障与服务：协助赛事后勤保障部，安排住宿、餐饮、交通等相关事宜，确保参赛人员及工作人员的基本生活需求得到满足;配合场地布置、设备调试等工作，例如与计时系统和成绩发布系统的操作团队保持紧密协作，确保赛事技术支持环节无误。5、危机应对与预案制定：制定应急预案，针对可能出现的技术故障、安全事件或其他紧急状况提前规划解决方案;在赛事过程中监控潜在问题，及时响应并协助处理突发事件。6、财务管理：可能涉及部分财务管理工作，比如跟踪预算执行情况、处理报销事务以及协助进行赛事收入与支出的记录和统计。7、公共关系与宣传：协助公关和宣传部门，参与新闻发布、媒体接待、观众服务等对外窗口工作;赛车赛事组委会秘书需要具备良好的组织能力